Dans sa volonté de numériser l’économie, l’Arabie Saoudite a imposé l’obligation de la facturation électronique à toutes les personnes assujetties à la TVA. Les changements de la Phase 1 entrent en vigueur le 4 décembre 2021, posant ainsi les bases d’un processus de facturation ordonné et conforme. Cet article fournit un aperçu des fonctionnalités techniques minimales qui doivent obligatoirement être disponibles ou rendues accessibles, des fonctions interdites, ainsi que des principales lignes directrices que les entreprises doivent suivre dans le cadre de cette transition.
Fonctionnalités techniques à fournir dans les solutions de facturation électronique – Phase 1
L’entreprise doit s’assurer que les fonctionnalités techniques de sa solution de facturation électronique incluent les éléments suivants pour satisfaire aux exigences de la Phase 1 de la facturation électronique :
Génération de factures :
- Tous les types de factures et de notes doivent pouvoir être générés, y compris les factures simplifiées, les factures fiscales, ainsi que les notes de crédit et de débit associées.
- La conformité à la structure des factures électroniques et des notes doit être garantie, selon les spécifications émises par la ZATCA.
Format et structure des données :
Aucun format particulier n’est requis, à condition que les données et le contenu prescrits par la ZATCA soient présents.
Les factures électroniques et les notes doivent être conformes aux spécifications techniques de la ZATCA.
Sécurité et traitement des données :
Exporter la facture électronique ainsi que toutes ses notes vers un système d’archivage local hors ligne.
Appliquer des outils permettant de verrouiller les unités de facturation électronique ou de fournir un enregistrement des altérations.
Stocker et archiver les données conformément aux exigences.
Générer des codes QR pour les factures et notes simplifiées, incluant les informations suivantes : nom du vendeur, numéro d’enregistrement à la TVA, horodatage, montant total TTC, et montant total de la TVA.
Fonctionnalités interdites pour les systèmes de facturation électronique – Phase 1
Certaines fonctionnalités spécifiquement identifiées comme interdites par la ZATCA visent à préserver l’intégrité et la sécurité des systèmes de facturation électronique conformes. Cela inclut les éléments suivants :
Contrôle d’accès :
- Aucun accès non contrôlé n’est autorisé ; une gestion adéquate des utilisateurs doit être mise en place, sans possibilité d’accès anonyme.
- Gestion des sessions utilisateurs : l’utilisation de mots de passe par défaut est interdite.
Intégrité des données :
Aucune suppression ni modification des factures électroniques, des notes ou des journaux (logs).
Génération précise des horodatages.
Production séquentielle des fichiers journaux.
Le compteur des factures électroniques ne doit pas être réinitialisé.
Séquence des factures:
Il est interdit de générer plusieurs séquences de factures électroniques en même temps.
Approbation des factures électroniques
Dans le cadre de la Phase 1, il n’est pas exigé que le contribuable fasse approuver ses factures électroniques par la ZATCA ou par une solution tierce. Les entreprises peuvent générer et émettre directement une facture électronique.
Principaux changements à partir du 4 décembre 2021
Une planification rigoureuse et une mise en œuvre efficace sont nécessaires pour réussir la transition vers la facturation électronique. Voici quelques étapes qui peuvent guider votre entreprise vers une transition fluide :
- Obligation de facturation électronique : Toutes les personnes soumises à la facturation électronique doivent utiliser des solutions électroniques conformes à toutes les exigences applicables.
- Champs supplémentaires dans la facture électronique : Les factures électroniques doivent inclure des champs supplémentaires, comme précisé par la ZATCA, qui doivent apparaître sur la facture. Ces informations doivent être encodées dans un code QR.
- Ventes B2C : Les factures fiscales simplifiées émises dans le cadre de transactions B2C doivent inclure un code QR.
- Ventes B2B : La facture fiscale destinée aux transactions B2B doit inclure le numéro d’enregistrement à la TVA de l’acheteur, s’il est enregistré. Toutefois, un code QR n’est pas requis dans la Phase 1.
- Conservation des factures : Les contribuables doivent conserver les copies de toutes les factures fiscales émises.
La première phase de la facturation électronique en Arabie Saoudite constitue une avancée sans précédent en matière de transformation numérique et de conformité réglementaire. Pour assurer une transition en douceur, les entreprises doivent s’assurer que les exigences techniques sont intégrées dans leurs systèmes, tout en désactivant les fonctionnalités interdites par la ZATCA.
Cette transformation apporte non seulement plus de transparence et d’efficacité, mais s’inscrit également pleinement dans le cadre de la Vision 2030 de l’Arabie Saoudite.
Préparez votre entreprise à tirer pleinement parti de la facturation électronique et restez à la pointe dans un paysage numérique en constante évolution.
